Al inicio de año solemos fijar una serie de objetivos, hábitos saludables, tareas por realizar que no llegamos a comenzar el año anterior, … Hacer un listado está muy bien, pero ¿qué podemos hacer para aliviar la sobrecarga de tareas y cumplir con nuestros objetivos? Te propongo 10 pasos para que la organización de las tareas sea más asequible.
1. Define tus objetivos claros y alcanzables
Divide tus metas grandes en objetivos más pequeños y específicos. Usa el método SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo definido).
Imagínate que una de las tareas que te encuentras tras la vuelta de vacaciones es revisar el correo y los mensajes de las RRSS. Al abrir la bandeja de entrada puede parecer una tarea que nos va a llevar más de 2 horas. Para hacerla más ágil, echa un vistazo escaneando los asuntos de cada email y divídelos en 3 bloques: rojo (prioritarios ya sea por urgencia de respuesta o por fecha de vencimiento), amarillo (importantes, pero no urgentes) y verde (los que pueden esperar). Realiza dicha tarea en intervalos de 30-40min al inicio de la jornada (bloque rojo), a media jornada (bloque amarillo) y antes de finalizar la jornada (bloque verde).
2. Prioriza con la regla 80/20 (Principio de Pareto)
Identifica el 20% de tareas que generan el 80% de resultados. Usa matrices como la Matriz de Eisenhower para clasificar tareas por urgencia e importancia.
Una buena forma de repartir las tareas es por su similitud, es decir, hacer bloques de trabajo según el perfil de la tarea: responder mensajes (tanto emails como RRSS, llamadas a clientes), lectura (artículos, libros, posts, …), visitas fuera de la oficina (haz un itinerario por zona y aprovecha si tienes recados cerca, así la salida de la oficina será más productiva).
3. Utiliza herramientas de planificación,
Hoy en día existen en el mercado una gran cantidad de aplicaciones que nos facilitan la labor en la planificación de tareas. Te anoto mis 7 favoritas:
- Trello: sencilla de usar y muy visual, excelente para equipos pequeños o individuales.
- Asana: muy flexible y adecuado para proyectos colaborativos. Ideal para equipos grandes y empresas con proyectos complejos.
- Notion: combina planificación, documentación y gestión de tareas en un solo lugar. Muy recomendable para personas o equipos que necesitan centralizar información y tareas.
- Microsoft Planner: ideal para equipos que ya utilizan el ecosistema de Microsoft, ya que se integra fácilmente con otras herramientas de Microsoft.
- ClickUp: altamente personalizable y con opciones para diferentes estilos de trabajo. Esta aplicación se adapta muy bien a equipos con diferentes necesidades dentro del mismo proyecto.
- Todoist: ligera y práctica para tareas personales o pequeñas colaboraciones. Ideal para la gestión personal y planificación diaria simple.
- Google Calendar: excelente herramienta para la planificación de tareas y eventos, más orientada a la gestión de tiempo que a la planificación de proyectos complejos. Ideal para la organización personal y coordinación de equipos, ya que permite compartir calendarios y coordinar reuniones o tareas entre equipos.
Además, puedes utilizar método físico como un planificador semanal y diario que te anime a ir ticando las tareas realizadas, es toda una gran satisfacción ver cómo se van dando pequeños pasos hacia la meta final. Recuerda que lo importante es centralizar tus tareas.
4. Establece horarios específicos
Ponle “nombre y apellido” a tus tareas, es decir, agenda día y hora en la que vas a realizar tu tarea. Además, asigna bloques de tiempo para tareas clave. Incluye pausas para evitar el agotamiento y mantener un ritmo sostenible.
5. Practica la técnica Pomodoro.
Una buena práctica es trabajar en intervalos de 25 minutos con descansos cortos de 5 minutos. Esta técnica mejora la concentración y ayuda a evitar la procrastinación. Si, además, la realizas en grupo, ya sea online o presencial, te sentirás más comprometida a cumplir los plazos.
6. Aprende a delegar y decir “no”.
Decir “no”, además de liberador, es la mejor práctica para no sobrecargarnos de tareas que no nos corresponden. No intentes hacerlo todo tú misma. Si una tarea no es esencial o alguien más puede hacerla, delega. También, prioriza tu tiempo diciendo «no» a tareas innecesarias.
7. Haz una revisión diaria y semanal.
Para saber cómo vas progresando, es fundamental que revises qué lograste al final del día y qué vas a planificar para el siguiente día. Cada semana, evalúa tu progreso general y ajusta tu planificación según sea necesario.
8. Mantén un entorno limpio y ordenado.
Un espacio de trabajo limpio y organizado ayuda a reducir distracciones. Antes de comenzar la jornada, airea la habitación, ordénala y limpia la mesa en la que vas a trabajar. Deja solo aquello que vas a necesitar realmente.
9. Elimina las distracciones.
Identifica aquellos factores que interfieran con tu productividad, como redes sociales o notificaciones. Para aquellas tareas que requieran mayor concentración, pon en modo avión tu móvil y apaga las notificaciones de tus diferentes dispositivos, o un cartel en la puerta de tu oficina.
10. Celebra tus logros.
Reconoce tus avances, incluso los pequeños, ya que todo suma. Esto refuerza tu motivación y crea un ciclo positivo para mantenerte organizada y enfocada. Piensa en cómo vas a recompensarte al conseguir tu meta final.
Te animo a que implementes estos consejos, ya que pueden marcar una gran diferencia en tu efectividad diaria. La clave está en ser constante y ajustar las estrategias según lo que mejor funcione para ti. Además, es una cuestión muy relacionada al “ensayo-error”, ya que irás adaptando cada paso para seguir mejorando en la realización de tus tareas. Cada persona es única, así que debemos escucharnos y conocernos bien para saber qué nos funciona mejor a cada una de nosotras.
Artículo publicado en la revista internacional Antetodo Maganize, número 21, enero 2025.
